Marcar el objetivo. Fundamental en una presentación convincente

por | octubre 16, 2016

Hacer una presentación para vender una idea con éxito requiere en primer lugar de una definición clara del objetivo de la misma. Es mucho más fácil que tengas éxito con tu presentación si sabes lo que deseas lograr.

Fijar el objetivo de la propuesta aumenta la eficacia del proceso de creación de la misma, y tenerlo siempre visible ayudará a no desviarte de él. Ante todo, ten presente que, el primer objetivo es hacer llegar el mensaje correcto, para lograrlo, responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué quiere o espera oír la persona a la que dirijo la presentación?
  • ¿Sobre qué argumentos debo centrar la presentación?

Una vez sepas cual es tu meta podrás;

  • Determinar qué información debes incluir en la propuesta.
  • Ver qué puedes omitir.
  • Conseguir un conjunto coherente tanto en lo referente al contenido como al estilo.

Cuanto más pienses en la fase inicial del proceso y más claro tengas que quieres lograr, sabrás qué es lo que no importa, y menos trabajo tendrás luego. El proceso es el mismo que cuando sales de viaje a un lugar nuevo, ¿no te tomas un tiempo para estudiar la ruta más adecuada en vez de salir directamente?. Sino hicieses una planificación previa antes de salir de viaje, tendrías que pararte varias veces para ver si vas por el camino correcto y volver atrás en caso de equivocación, lo cual no sólo es ineficiente sino que hará que tengas tu mente ocupada en asuntos que ya deberían estar resueltos.

Pon el objetivo por escrito y en lugar visible

Antes de comenzar, pon por escrito el objetivo de la presentación, que responde a la pregunta ¿Qué quiero lograr con esta presentación? No debe de llevarte más de cinco minutos, porque si es así, es posible que no lo tengas claro y no convencerás a nadie. Tenlo siempre a mano y visible, te hará falta para cuando prepares la proposición ganadora ya que evitará que te confundas pensando en otros objetivos no importantes.

Adapta el mensaje a cada interlocutor

Para comenzar con buen pié, el objetivo marcado deberá ayudarte a hacer llegar el mensaje de tu propuesta a las personas indicadas. Esto se traduce en un enfoque distinto para cada persona, si es que hay que convencer más de una persona seguramente con motivaciones diferentes.

Piensa, en un contexto distinto para cada uno, imagina que intentas convencer a dos amigos para ir contigo al Caribe. Sabes que a uno de ellos le gusta la aventura y otro pasarse horas sentado en la terraza de un bar. A pesar de tratarse de las mismas vacaciones seguro que utilizas argumentos distintos para convencer a cada uno de ellos, es más, será un error si no lo haces.

  • Vender la aventura al amigo aventurero:
    Hay magníficas olas para surfear.
    Puedes practicar varios en deportes acuáticos.
    Excelente entorno para hacer escaladas.
  • Vender la comodidad al amigo sedentario:
    Estancia en gran hotel de lujo.
    Tomar el sol en la playa con varios bares
    Comidas en restaurantes al aire libre.

Como puedes ver con el ejemplo anterior, deberás pensar en cómo ser persuasivo con cada uno de los interlocutores, y para ello será fundamental conocerles lo mejor posible. Para lograrlo, puedes hacerte las siguientes preguntas.

  • ¿A quién va dirigida la propuesta?, ¿Al jefe de operaciones, al financiero?, ¿a un aventurero o a una persona a la que no le gusta el riesgo?.
  • ¿Qué sabe sobre el tema?, ¿Qué debo incluir y qué puede eliminar de la presentación?.
  • ¿Para qué sirve la propuesta?, ¿para justificar un coste?, ¿para convencer de una oportunidad?…
  • ¿Qué querrá aclarar el interlocutor?, ¿Qué le preocupa? (Costes, problemas técnicos, legales, temores…)
  • ¿Qué no es importante?. Elimina lo que pienses que no es importante y puede desviar la atención del objetivo de la propuesta. ¡Recuerdas! ten tu objetivo siempre a la vista.

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a enfocar tu propuesta y estarás expuesto a menos “peros” e imprevistos de lo que estarías si no has reflexionado lo suficiente sobre la misma.

Una buena definición del objetivo te ayudará a enfocar tu propuestas y evitar “peros” e imprevistos.

Finalmente, trata de resumir en una sola frase el objetivo de la propuesta, no sólo te servirá de guía en el proceso de creación de la misma, sino que también te sacará de apuros en el caso de que seas tú el que tiene la iniciativa de presentar la propuesta, y ¿porqué?  Para responder a esta pregunta pondré un ejemplo; tu jefe o un cliente seguramente te pregunten de qué va la propuesta, y si no das una respuesta adecuada en esos pocos segundos es posible que ni siquiera puedas presentarla, es decir, en esos segundos tienes que decir algo que les guste, que les interese escuchar.

No sólo tienes que decidir a dónde te diriges, sino también cuáles son los requisitos del proceso y qué aspectos del tema te interesa abordar, el objetivo ha de ser lo más certero posible. Por ejemplo: convencer a la junta directiva de que aumentar el número de empleados del departamento aumentaría también su productividad. ¿Qué significa aumentar la productividad?, Bien, convencer a la junta directiva de que aumentar el número de empleados del departamento mejoraría el servicio de atención al cliente y supondría más beneficios que gastos.

Fases para hacer una propuesta inteligente.

El proceso pasa por tres fases;

  • Identificar un objetivo general.
  • Buscar un motivo por el que el interlocutor debería aceptar la propuesta.
  • Detallar la razón.

Bien, ya has conseguido formular tu objetivo en una única frase.

Consejo para evitar tiempo:

¿Alguna vez te ha pedido tu jefe hacer una propuesta y al entregarla y te han contestado: ¡No esto no era lo que yo quería!, es fácil que se produzca esta situación, tal vez no insististe bastante para recabar suficiente información, o tal vez no conozcas bien a tu jefe.

Para evitar perder el tiempo de forma lamentable, basta con escribir un objetivo claro y mostrarlo a tu jefe antes de empezar. Si no es lo que espera, lo sabrás a tiempo y habrás perdido cinco minutos en lugar de horas o días.

Consejo para acertar con tu interlocutor…

Puede que definir tu próximo objetivo no te cueste demasiado, de todos modos procura averiguar más acerca de quienes vayan a leer la propuesta. Puedes averiguarlo preguntándoles cosas, por ejemplo, si no puedes hablar con el director financiero, podrás hacerlo con alguien de su equipo acerca de si le gusta ver muchos o pocos datos financieros en las propuestas, el objetivo es buscar tiempo para averiguar todos lo que puedas acerca de la persona a la que tiene que convencer tu propuesta.

Con todo esto claro, el siguiente paso será recopilar a información necesaria para esta presentación que ya está definida claramente. Lo veremos en otro artículo.