Definición de gestión del tiempo.

Gestionar el tiempo no significa hacer más cosas en menos tiempo, las percepciones son importantes ya que influyen con cómo se gestiona el mismo, en si estimamos poco o mucho tiempo.

La percepción del tiempo.

Muchos estudios han demostrado que en general no podemos recordamos con precisión ni siquiera lo que hicimos el día anterior. Pero, es importante saber cómo estamos empleando el tiempo, porque no se puede tratar de hacerlo mejor si no se conoce el uso habitual que hacemos del tiempo.

• ¿Cómo vemos nuestro trabajo?.
  • Lo que creemos que hacemos: nuestra idea sobre el uso del tiempo es vaga, por tanto sería útil establecer de modo intuitivo las cifras que reflejen cómo creemos que estamos utilizando el tiempo.
  • Lo que pensamos que deberíamos hacer: es interesante disponer de una descripción de las funciones de nuestro puesto, para evaluar la importancia de cada una, ¿ en qué modo cada función es indispensable y contribuye a nuestros objetivos? y estimar el porcentaje conveniente de tiempo a dedicarle.
  • Lo que hacemos realmente: gastamos nuestro tiempo según hábitos adquiridos y por tanto para manejar mejor el tiempo necesitaremos modificar algunos de estos hábitos.

Símplemente haz un ejercicio para valorar la percepción que tienes del tiempo, trata de cerrar un minuto los ojos y ábrelos cuando haya paso, mira el resultado, ahora saca conclusiones.

La Asertividad en la gestión del tiempo.

La asertividad es una actitud postivo que queda por encima de la pasividad y de la agresividad. Es la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás, negociando con ellos su cumplimiento.

Fases de la asertividad.

• Preparación.
  • Preparación personal:
    • Tener claros los objetivos.
    • Eliminar juicios y prejuicios.
    • Crear la oportunidad de negociación.
    • Pensar que siempre hay una segunda oportunidad.
  • Preparación del diálogo:
    • Describir los hechos concretos.
    • Manifestar nuestros sentimientos o pensamientos.
    • Pedir de forma concreta y operativa lo que queremos.
    • Especificar las consecuencias.
• Ensayo.
  • ¿Cómo lo vivimos?. No preparamos a sentir el momento, esto nos ayudará a estar preparado.
• Ejecución.
  • Técnica HOCA.
  Hechos. Exponer de manera objetiva y con datos los acontecimientos.
  • Observación. Observar la situación y ver el efecto que causa a nivel personal.
  • Cambios. Decir que se espera de la otra persona, describir el pasado y plantear la situación futura.
  • Alternativas.

Factores que afectan a la gestión del tiempo.

Constantemente el trabajo se ve interrumpido por muchos factores que afectarán a la realización de tareas:

• Interrupciones telefónicas externas o internas.
  • Filtro, una persona (normalmente la secretaria).
  • Si no hay persona que haga de filtro acordar con los compañeros las horas de consulta.
  • Finalizar la llamada pasando a otra persona para que tome nota de cierta información y evitar utilizar personalmente ese tiempo.
  • Si es posible indicar a la otra persona que se le llamará más tarde.
• Llamadas realizadas.
  • Pensar si compensa una llamada en vez de enviar un email por ejemplo que podría llevar menos tiempo.
  • Preparar la llamada con un guión ayudará a ser más efectivos.
  • Resumir lo hablado.
  • Es recomendable hacer las llamadas todas a la vez, para dejar tiempo después a la gestión.
  • Duración de las llamadas. Es importante
    • Saber manejar al comunicante “pesado”, es decir, saber hacer notar al otro que no tenemos tanto tiempo como él para hablar.
    • Limitar las charlas de cortesía a lo imprescindible.
• Consultas de compañeros o clientes.
• Demandas de superirores.
• Visitas no previstas y normalmente no productivos (compañeros de otros departamentos).
  • Situar el escritorio fuera de la vista, para no provocar que entre todo el que pase por delante.
  • Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la iniciativa de finalizar la visita cosa que podría no suceder después.
  • Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.
  • Ser concreto, ir al grano.
  • Delegar la atención de la visita a subordinados, colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto.
• Reuniones improductivas o no previstas.
• Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulación de temas por despachar y resolver perjudica la capacidad de resolverlos.
• Dificultad en diferenciar lo urgente o lo importante.
  • Lo Urgente: requiere una acción rápida, casi inmediata y no es negativa siempre que no quite tiempo a lo importante.
  • Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El análisis de los objetivos ayudará a decidir si realmente es importante
  • En común tienen que los dos hay que abordarlos lo más rápidamente posible porque alargarlos es peor.
• Imprevistos no planificados.

Se pueden producir por la gestión en las siguentes áreas, agravado por los problemas de coordinación, comunicación con otras áreas y utilización de canales inadecuados:

• Equipos de trabajo:

  • Falta de coordinación.
  • Responsabilidad no definidas.
  • Discusiones largas.
  • Problemas no aclarados.
  • Conflictos pendientes.
  • Gestión o estilo personal.
    • No saber decir NO, y asumir tareas que no corresponden.
    • Organización deficiente del trabajo o tratamiento de la información o archivo.
      • El archivo informático reduciendo el volumen de papeles y facilita el archivo de información.
      • No utilizar la información que no nos sea útil, esta dificultará el tratamiento de los documentos verdaderamente útiles.
      • Repasar los documentos en el momento en el que llegan. Aplazar esta tarea complica el proceso posteriormente.
      • Responder con la mayor inmediatez posible a la documentación que nos van llegando para eliminar asuntos pendientes lo que aumentará la eficacia.
    • Prioridades espontáneas sin planificación.
    • Prisas e impaciencia, que provocan errores.
    • Baja automotivación y falta de concentración.
  • Planificación:
    • Objetivos poco definidos.
    • Información incompleta.
    • Baja planificación.
    • No cuantificar actividad.
    • Métodos confusos

Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no sólo quitan tiempo para atenderlas sino también el tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso sí hay que pensar que muchos de estos puntos en sí formar parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar información importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas positivamente, evitando (plantificación) o limitando el tiempo que nos ocupan.

El teléfono ocupa más tiempo del que nosotros pensamos, por término medio, entre una y dos horas diarias. Es un elemento imprescindible que se hace más importante cuanta mayor responsabilidad se tiene en la empresa. El control sobre el teléfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo resulta imprescindible. Para ello, se hace necesario poner en marcha una serie de acciones clave, aplicadas tanto a la recepción de llamadas, como a su emisión: