Consejos para redactar propuestas convincentes

por | febrero 13, 2016

Todos los consejos que necesitas saber para redactar una propuesta convincente y con éxito,  los tienes en esta guía con consejos que leerás en pocos minutos.

Tienes que vender un producto, proponer una idea para cambiar algo en tu empresa, o pedir una subida de sueldo. En definitiva, es una propuesta muy importante para ti y sólo tienes una oportunidad para conseguirlo, ¿la vas a malgastar? o ¿la vas a preparar?

De momento lo que necesitas es una guía rápida y precisa con consejos que te ayudarán a parecer que sabes más de lo que en realidad sabes, así como  pasos y métodos para prepararla en tiempo récord.

Pasos para preparar propuestas ganadoras con éxito

Esta guía te ayudará a través de los seis pasos clave de la preparación y presentación de una propuesta ganadora a tus jefes o clientes.

  • Prepara la presentación de ti mismo. Te puede parecer obvio, pero mucha gente se olvida de presentarse a su audiencia y va directamente al grano, esto confunde a las personas en el momento más importante de la reunión, y hace que pierdan la atención durante unos segundos, preguntándose, “pero, ¿Quién es este?”. Incluso si tu audiencia te conoce, debes indicar en calidad de qué, o para qué, les has reunido y cuales son las expectativas de la presentación. En esta preparación también se incluye informar a los asistentes del objetivo, en calidad de qué haces las presentación y a qué perfil o personas va dirigido el mensaje.

Nunca sabes lo que el público espera escuchar, por eso tienes que dejarlo todo clara muy claro desde el principio para manejar sus expectativas y mantener al público concetrado.

Consejos para redactar propuestas convincentes

Consejos para redactar propuestas convincentes

  • Fija el objetivo de la propuesta para aumentar la eficacia del proceso y tenlo siempre visible para no desviarte de él, pero recuerda, el primer objetivo es hacer llegar el mensaje correcto. Responde a las siguientes preguntas:
    • ¿Qué quiere oír la persona a la que dirijo la presentación?
    • ¿Sobre qué argumentos debo centrar la presentación?
  • Reúne la información antes de empezar para evitar interrupciones y modificaciones importantes. Incluye la necesaria y descarta la paja, vas a convencer y no a contar historias.
  • Ordena y estructura los puntos de la propuesta. Dedica tiempo a este punto para evitar rectificaciones posteriores.
  • Emplea el mismo estilo en toda la presentación. Debes de ser claro y preparar un mensaje sencillo y orientado a los conocimientos del receptor, que no siempre tiene los mismos que tú, por lo que debes de informar antes. El estilo incluye pensar en si se admiten preguntas durante la presentación o después de la misma, si se pretende un trato más relajado o serio, trato de tú o de usted, etc… Lo más importante es mantener la coherencia durante toda la presentación y que tú también te sientas cómodo, para ello, o estás entrenado o mejor adaptas el estilo a tu forma de ser, porque de otra forma se puede notar incoherencia en tus gestos, es decir, puedes estar expresando algo de una forma y tus gestos decir la contraria.
  • Decide un formato adecuado para la presentación, ¿debe llevar muchas imágenes, o textos explicativos?, ¿el receptor va a leer el texto o dejará que se lo cuentes todo?
  • Apunta tus fuentes e incluye un apéndice, con el fin de demostrar la veracidad de la información y las fuentes de su origen.

Es importante que respetes todos estos puntos, ya que de no hacerlo perderás posibilidades de hacer una propuesta convincente, y ¿no quieres que te pase eso verdad?

Si puedes, no dudes en preguntar sobre las motivaciones de los destinatarios, qué datos concretos quieren ver, en que se quieren centrar, etc…. Ten en cuenta que presentas para ellos, porque es a ellos a los que tienes que convencer. ¿Cuántas veces hemos preparado buenas presentaciones que no contienen la información que necesita oír el destinatario?, ¿Te ha pasado?, ¿Cómo te sentiste?. Pregunta o infórmate para tenerlo claro antes de empezar, esta puede ser la clave del éxito. Si la presentación parte de tu propia iniciativa, sabrás bien cuales son los objetivos, y no tendrás que preguntarles a la audiencia, pero, sí, tendrás que saber sobre las motivaciones y argumentos a utilizar para salvar los posibles obstáculos que es pueden interponer a la hora de convencer al destinatario, así que, de nuevo pregúntate sobre él, para saber lo que realmente necesita oír y céntrate en lo que le interesa para que reciba mejor tus ideas, sentirá mayor empatía hacia tu propuesta. Una presentación es un diálogo en el que debe estar representado el emisor y el receptor donde los dos ganan (saber más sobre el hábito de ganar-ganar),

Una presentación es un diálogo en el que debe estar representado el emisor y el receptor donde los dos ganan

¡Prepárate bien!. No hay segundas oportunidades

Si trabajas con prisas y no te preparas bien el interlocutor lo notará y sabrá que no has preparado tu propuesta, y es posible que no te dé una segunda oportunidad, es más se puede sentir molesto porque ha perdido el tiempo.

Puntos a tener en cuenta

  • Presenta argumentos convincentes, acompañados de hechos.
  • Encontrar una buena forma de transmitir tus ideas es una cosa, dar con la mejor es otra. Si no se te da bien escribir, puedes también transmitir con imágenes por ejemplo.
  • La presentación quedará mucho mejor si introduces los datos en el ordenador y los conviertes en una pagina mas de la presentación en lugar de anexar hojas de cifras fotocopiadas. Es posible que en algún caso sea mejor repartir copias físicas, así que podrías tener alguna preparada. Evita que te digan “envíamelo por mail”, debes tratar de argumentarlo todo en la presentación.
  • Si otra persona puede revisar tu propuesta, pues mucho mejor, así podrás comprobar que el mensaje se entiende. Tendrás que ponerle en situación y explicarle que se ponga en la piel del receptor de la presentación.

En resumen, cuando hagas una presentación importante, dedica tiempo para conocer a las personas que la recibirán, sus motivaciones, necesidades, etc… Pregúntate ¿porqué iban a escucharme? ¿Qué puedo decirles para atraer su interés?, ¿Qué necesito para mantener su interés?. Sin perder tu objetivo, piensa también en el suyo y busca el punto las une y relaciona. Si lo haces bien, puede suceder que no tengas necesidad de finalizar la presentación porque lo que propones también les interesa a ellos, si esto no sucede, no conseguirás hacer una presentación convincente ni conseguirás tus objetivos.

Sin perder tu objetivo, piensa también en el suyo y busca el punto las une y relaciona

Ah!, un consejo para las presentación de marca o productos, presenta tu empresa con brevedad y en cuanto puedas salta la presentación a lo que más le puede interesar al tu potencial cliente y centra todo en sus necesidades y en cómo puedes ayudarle.

En el momento de la Presentación.

Ya en el momento de la presentación y frente a tu audiencia, debes de ser coherente de principio a fin. Si empiezas a cambiarla según los acontecimientos perderás el rumbo hacia la consecución del objetivo, por lo que trata de evitar que la audiencia modifique tus planes. Esto no quiere decir que seas sensible con tu audiencia y atiendas sus peticiones y las valores dentro de tus objetivos.

Si has informado claramente de los objetivos de la reunión te será más fácil controlar el rumbo de la misma.

Ten en cuenta estos puntos durante la presentación para lograr que tu audiencia esté centrada y entienda lo que está sucediendo, he asistido a muchas reuniones en las que no me quedó claro qué se pretendía con ella y otras en las que sí, te aseguro que hay una gran diferencia, ya que en unas no estuve implicado y en otras sí.

  • Preséntate. Escribe tu nombre, todos deben de conocer tu nombre. Indica en calidad de qué estás presentando.
  • Expón los objetivos de la reunión claramente y qué se pretende lograr al final de la misma.
  • Expón la dinámica de la misma. ¿Se puede interrumpir o mejor esperar a que finalice la sección?
  • Informa de los tiempos a la audiencia. Una agenda horario ayuda mucho.
  • Decide si es necesario que la audiencia se presente, sólo en el caso de que sean pocas personas. De lo contrario explica a los asistentes, qué personas a destacar o perfiles están asistiendo.
  • Comprueba tu “la presencia de ti mismo” y mantén tu roll durante la presentación y viste en función del mismo y del tipo de audiencia esperada.
  • Convéncete del estilo a seguir.
  • Nunca demuestres tus nervios, no te toques la cara ni la boca, evita dar golpecitos que distraigan a la audiencia, y menos reconozcas que estás nervioso. Sé natural y no trates de ser quién no eres, haz que tus expresiones faciales correspondan a tus palabras y te irás sintiendo más cómodo.
  • No intentes ser quién no eres. No tienes porqué dejar de ser tu mismo, si has aclarado que eres un técnico por ejemplo, no tiene sentido que adoptes el roll de un directivo agresivo. En definitiva sé el “tú” de todos los días, esto no es incompatible para lograr el objetivo de vender una idea o producto a personas que tiene un roll diferente al tuyo. Si te equivocas te juzgarán y podría complicarse el asunto.
  • Adecua tu expresión oral y corporal al estilo. Tienes que tener en cuenta si vas a estar en un estrado y puedes vas a andar alrededor de una mesa de reuniones. Mantén la postura erguida y la mirada y estate atento a los gestos de tu público, ya que te ayudará a comunicarte con ellos. Esto no es un monólogo, hay un diálogo no explícito que hay que interpretar. Considera una expresión oral y corporal diferente si estás con compañeros, colegas de la profesión, o con clientes o directivos de una empresa.
  • Utiliza las pausas en los momentos en los que te interese que la audiencia retenga el mensaje, deja tiempo para que sus cerebros asimilen el mensaje y su importancia. Si pasas de largo con los importante, esto dejará de serlo.
  • Aclara tus argumentos antes de la presentación, y visualiza cómo los aceptará tu audiencia, así lograrás estar más cerca de los intereses de las personas que te escuchan.
  • Controla el tiempo y asegúrate de que la audiencia también dispone de él. Es posible que alguna persona sobre la que quieres influir deba marcharse antes de cumplir tu objetivo. Si ves que te quedas sin tiempo, olvídate de la paja y ve al objetivo, pero cuidado la paja no debería ser cualquier cosa, ten en cuenta que ya has seleccionado todos los pasos o argumentos necesarios que preparan a la audiencia para aceptar tus objetivos.
  • Controla las interrupciones. Si alguien te interrumpe, escúchale y agradécele la sugerencia o pregunta, pero, dile que le contestarás en el momento que se trate ese punto, por ejemplo “Gracias, es una cuestión importante, podremos verlo en profundidad en la siguiente sección que trata de ello”. El objetivo es demostrar que controlas la reunión y no los asistentes. Esto no quiere decir que seas sensible y que a veces te convenga contestar en ese momento. A veces, en cuestiones en las que hay que tomar decisiones, debes escuchar al interlocutor y seguir el ritmo de los acontecimientos. Hay exposiciones que tratan de vender una idea o producto, y requieren de aclarar las dudas del interlocutor para resolver las barreras hacia la consecución del objetivo en cuanto se produzcan, y evitar un bloqueo mental del interlocutor que lleve al fracaso de la consecución del objetivo de la reunión.

En este artículo he tratado de resumir los puntos más importantes a tener en cuenta para lograr hacer una propuesta ganadora. En el próximo artículo profundizaremos en el primer paso, marcar el objetivo claro que nos guíe en el proceso.