Cómo solucionar los problemas de la gestión del tiempo

por | Marzo 21, 2015

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguiente frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante.

  • Delegar en otras personas siempre que se haga de manera adecuadas dejará mucho tiempo para atender con mayor atención asuntos de dirección.
  • Comunicar correctamente hace que la gestión del tiempo tanto personal como de otras personas sea mucho más efectiva.
  • No buscar el prefeccionismo. A veces el nivel de calidad no va en proporción con el resultado final, por lo que hay que intuir qué merece dedicar más esfuerzos y qué no. El 20% del trabajo proporciona el 80% de los resultados. Para solucionarlo:
    • Identificar lo que más nos predispone a una actitud excesivamente perfeccionista.
    • Abordando directamente el núcleo del asunto y finalizar antes lo más importante. Los remates vendrán después.
    • Colocar por delante los objetivos para adaptar nuestra dedicación a su consecución.
    • Delegar a otros la tarea pendiente, aún sabiendo que no lo van a hacer con el mismo detalle que nosotros, pero sí de manera satisfactoria y respondiendo a los objetivos propuestos.
    • Establecer valores de minuciosidad diferentes en diversas facetas de nuestro trabajo, tratar de hacer informes o documentos estandarizados.
    • Aprendiendo de los errores, relativizando su importancia de cara a la carrera profesional.
  • Gestión de la memoria y olvidos:
    • ¿Dónde estará…?. No localizar la documentación hace perder mucho tiempo, el orden es fundamental.
    • ¿Cuándo y dónde…?. No recordar la agenda provoca situaciones difíciles. Anotar inmediatamente los datos en la agenda.
    • ¿Qué…?. Anotar todo lo que hay que hacer, sino se olvidará.

Cuando nos enfrentamos a la gestión de nuestro tiempo de trabajo, debemos realizar tres acciones diferentes:

  • Organización y priorización de tareas. Según criterios de importancia, tanto para la empresa, para el departamento, como para el propio profesional.
  • Planificación. Ubicar en el tiempo de trabajo las diferentes tareas y actividades, según criterios de plazo de ejecución y tiempo de realización.
  • Ejecución. Realizar y completar las tareas y actividades que tiene asignadas en el tiempo establecido.

Pero, ¿cuándo planificar, organizar y ejecutar?, ¿en qué situaciones? Y… ¿cómo hacerlo?.

Criterios para gestionar el tiempo.

Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata o son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes lo son sólo aparentemente. Las dos siguiente frases ayudarán a distinguir lo urgente de lo importante:

  • Urgencia: Plazo para desarrollar una actividad.
  • Importancia: Grado de repercusión del hecho de no realizar una tarea.

Para decidir si hacer lo urgente o lo importante hay que analizar los objetivos que queremos conseguir, es decir, ¿qué queremos conseguir?. El hecho de clasificar nuestras actividades según el grado de urgencia y de importancia nos puede ser de utilidad para cuestionarnos nuestros propios hábitos.

Criterio 1. Priorizar tareas propias vs no propias.

  • Conocer cuáles de las actividades del puesto que son TAREAS PROPIAS y cuáles son TAREAS NO PROPIAS, así se establece otro parámetro para PRIORIZAR. Si discriminamos entre estos dos tipos de tareas, sabremos:
    • Priorizar.
    • Poder decir “no”.
    • Planificar.
      • Situación de (tiempo disponible > tiempo necesario). La mayor parte de las actividades se pueden planificar con tiempo.
      • Evitar la dilación de tareas (tareas incómodas).
    • Evitar perder tiempo en Tareas no Propias.
    • Organizarnos adecuadamente.
    • Distribuir eficazmente el tiempo.
    • Concentrarnos en actividades de valor, etc.
  • Las tareas propias nos acercan al objetivo.
  • Las tareas no propias nos alejan del objetivo, aunque no hay que descartarlas por principio.

Criterio 2. Priorizar la urgencia.

La urgencia es el plazo de tiempo disponible para realizar una actividad, normalmente escaso en cuanto a la relación entre el tiempo disponible y el necesario para realizar la actividad.

  • Situación de (tiempo disponible = tiempo necesario). Se trata de una situación de EJECUCIÓN y acción inmediata, es decir, la mayor parte de las tareas que componen el puesto de trabajo se encuentran en términos de urgencia, ya que el tiempo del que disponemos para hacer nuestras tareas es casi idéntico al tiempo que necesitamos.
  • Se produce la difución de tareas (estar en todo y en nada) que genera estrés.

Criterio 3. Priorizar por importancia.

Esta situación puede producirse porque el puesto de trabajo requiere la atención de numerosos imprevistos o porque aquello que es planificable, o porque no se ha planificado convenientemente, y por tanto al enfrentar esta tarea, estamos en situación de urgencia máxima.

  • Situación en la que la mayoría de las tareas se caracterizan por tener que ser realizadas en menos tiempo del necesario.
  • Es fundamental tener algún criterio de priorización.

También puede tratarse de un momento puntual de nivel de actividad laboral muy alto (lanzamiento de un producto, asunción de tareas de otras personas, etc.). La pauta a seguir en esta situación es la PRIORIZACIÓN, ya que hemos de atender muchas situaciones de alta urgencia, por lo que hay que manejar también el criterio de importancia..

Criterio 4. Priorizar por importancia o urgencia igualmente.

En esta situación en la que no se prioriza la importancia de la urgencia, se está en un estado de falta de control de la situación. ¿Qué criterio utilizar para abordar esta situación?

  • Ante dos tareas igualmente urgente abordar primero la más importante.
  • Ante dos tareas igualmente importantes abordar primero la más urgente.
  • Ante dos tareas igualmente importantes y urgentes, ¿qué hacer?
    • Inclinar la balanza hacia una de las tareas actuando sobre los parámetros influyentes. La que se pueda modificar decidirá cual es la tarea que hay que atender en primer lugar.
      • Negociar plazo / forma de entrega.
      • Simplificar la tarea.
      • Realizarla con un menor grado de calidad.
      • Delegarla.
      • Ser asertivo: argumentar y proponer soluciones, etc.

Planificar, programar y ejecutar.

El uso del tiempo solo es importante cuando existen objetivos que alcanzar. La mayoría de las personas presta poca atención a los objetivos. Simplemente va respondiendo a los hechos de cada día; o reacciona en función de las demandas y las presiones de las personas que nos rodean.

  • Definir Objetivos es importante para controlar nuestro propio tiempo, siendo determinante la concreción clara de los mismos.
    • Usar un verbo de acción, ej. “Implementar…”
    • Definir un tiempo de cumplimiento.
    • Definir la finalidad, ej. “…para logar …”.
  • Definir las actividades o tareas.
    • Son las acciones que nos llevan a los objetivos.
    • Establecer prioridades en las actividades cuando están relacionadas con distintos objetivos.
  • Diseñar un plan de acción.
    • Es la guía que ayudará a ordenar las actividades para logar el objetivo.
    • Requiere responder a diferentes cuestiones:
      • Objetivo: ¿Qué queremos lograr?
      • Acciones: ¿Qué acción?
      • Responsables: ¿Quién…?
      • Fecha inicio: ¿Cuando comienza…?
      • Fecha fin: ¿Hasta cuando?
      • Recursos: ¿Con qué medios?
      • Medidas: ¿Para qué se necesita?

La planificación es una técnica que todo el mundo recomienda y pocas personas utilizan porque se piensa que es complicado cumplirla debido a imprevistos que lo cambian las cosas. En realidad la planificación se limita a intentar disminuir, en lo posible, las incertidumbres que presenta el futuro. Por ello, cuanto mejor planifiquemos, tanto menos incierto será ese futuro. Planificar consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos deseado, en vez de limitarse a reaccionar ante las circunstancias que vayan presentándose. Planificar el trabajo, implica dirigir el trabajo y por tanto flexibilidad.

Planificar Programar
Antes Después
Definir qué hay que hacer. Decidir cuando se hace.
Asignar recursos.

Consejos útiles:

  • Preparar un programa de trabajo antes de iniciar la jornada, dedicándonos a actividades elegidas deliberadamente y no reaccionando a lo que va presentándose.
  • Programar las actividades en función de los objetivos, pues lo que cuenta son los resultados, no las
    actividades.
  • Agrupar asuntos y temas relacionados. Se cortarta el tiempo para atenderlos y ayuda a la concentración.
  • Asignar a cada actividad un tiempo no excesivo, porque al final las cosas llevan más tiempo del deberían.
  • Liberar algún tiempo para imprevistos.

Diagrama Urgente vs Importante