Cómo presentar ideas y proyectos. Comunicar en público

por | marzo 20, 2015

En las presentaciones el emisor o ponente tiene que tener claros sus objetivos para poder transmitir las ideas por orden y de manera clara. Debe tener presente la importancia de la comunicación no verbal.

Cómo presentar ideas y proyectos:

Antes de empezar una presentación hay que tener claro:

  • ¿Que se quiere comunicar, cual objetivo del mensaje?.
  • Que se quiere conseguir de los oyentes.
  • Estructurar la exposición centrada en el objeto de la comunicación.
  • Captar la atención de los oyentes.
  • No olvida que tiene delante a personas (clientes) a las que hay que convencer sobre algún tema.

Aspectos de la comunicación en una presentación.

  • Interacción permanente entre:
    • Ponente (formación, conocimientos, etc…).
    • Audiencia (quiénes son, qué saben, qué necesitan, qué mensajes envían…).
  • Tener muy presente que no se tiene el control absoluto sobre la audiencia. En la relación con la audiencia el orador puede tomar varias posturas o estilos.
    • Ser pasivo.
    • Ser agresivo.
    • Ser asertivo.

Preparación ante la audiencia. ¿Qué tener en cuenta?.

La preparación es fundamental previa a una presentación de ideas, por tanto hay que plantearse en estas ocho preguntas básicas antes de comunicarse ante una audiencia:

  • ¿Quién habla?. Características personales del ponente con respecto a la audiencia:
    • ¿Quién soy yo en esta situación?
    • ¿Qué relación tengo con el tema y con los oyentes?
    • ¿Cual es mi posición es de autoridad, de experto, etc…?
  • ¿A quién se habla? Diseñar la exposición teniendo en cuenta las características del público, así se facilita la recepción y comprensión del mensaje.
    • ¿Quiénes son mis oyentes?.
    • ¿Cuál es su relación conmigo?.
    • ¿Cuál es su relación con el tema?.
    • ¿Qué actitud traen previsiblemente con respecto al tema?.
  • ¿Dónde se expone? El lugar donde se celebra la exposición condicionará en cierta manera la
    misma, por tanto es conveniente conocerla, prepararla y habituarse al espacio, recursos.
  • ¿De qué medios se dispone?. Los medios deben estar al servicio del ponente, del objetivo y del público y no a la inversa.
  • ¿En qué momento se expone?. Elegir el momento más idóneo para conseguir la receptividad de los oyentes.
    Si no se puede elegir, estudiar las consecuencias positivas y negativas para tenerlas en cuenta.
  • ¿Qué se va a decir? Definir y limitar claramente el objetivo de la exposición ayudará al auditorio a comprender y retener las ideas fundamentales.
    • ¿Qué quiero comunicar?.
    • ¿Qué quiero conseguir? ¿Cuál es mi objetivo?.
    • ¿Cuál es el núcleo de mi comunicación?.
  • ¿El Porqué de la exposición?. El por qué es importante para implicar al público. Para ello deberemos buscar razones válidas para estimular al público.
  • ¿Cómo se va a exponer? El impacto de la comunicación reside en cómo decimos las cosas más que en qué cosas decimos, por lo que planificar este punto sin duda determinará el éxito de la presentación.
    • ¿Cómo voy a crear y mantener el interés?.
    • ¿Cómo puede convencerles con argumentos lógicos, emocionales?.

El ponente y la comunicación no verbal.

El 93% restante de la comunicación es “No verbal”, donde el 55% de las señales y gestos de la persona que emite el mensaje y el 38% depende de “lo vocal” (tono de voz, matices, etc..).

  • Esta información se transmite a través de los movimientos corporales.
  • Recoge los pensamientos, sentimientos y actitudes que no expresamos con palabras porque nos comprometen y que ocultamos porque no nos parecen adecuadas al momento.
  • Es la manera de expresar la información que ha quedado bloqueada y que inconscientemente necesita ser expresada.
  • Es lo que se expresa aunque no se diga.
  • Es visible para otras personas.
  • Es la base de las conclusiones de los demás sobre cada persona.
  • Genera comportamientos en los demás, según hayan interpretados dichos gestos.

Características y funciones de la comunicación no verbal.

Las funciones más importantes de la comunicación no verbal son:

  • Completar y apoyar la comunicación verbal.
  • Sustituir lo que no se puede expresar verbalmente.
  • Expresar y comunicar estados emocionales.
  • Exteriorizar actitudes.
  • Favorecer el feed-back en la comunicación e interacción con otras personas.

Cuando hablamos (o escuchamos), nuestra atención se centra en las palabras más que en el lenguaje corporal. Aunque nuestro juicio incluye ambas cosas. la audiencia procesa simultáneamente el aspecto verbal y el no-verbal. Los movimientos del cuerpo no son ni positivos o negativos en sí mismos, más bien, la situación y el mensaje determinarán su evaluación. Givens.

La importancia de la voz y contacto visual.

Mantener el contacto visual con el público:

  • Facilita la atención del público y su feedback no verbal.
  • Sirve para detectar las reacciones, los niveles de atención, cansancio o comprensión de la audiencia. Esta información puede marcar las pautas (descansos, nuevo feedback, etc…).

El papel de la voz en varios aspectos:

  • Volumen: utilizar un volumen adecuado al espacio, procurando llegar a la última fila del auditorio.
  • Entonación: graduar la voz en un tono acorde con el tipo de presentación. El tono será determinante para evitar la monotonía, atendiendo al ritmo de la exposición. Modular la voz de los niveles de atención que percibidos en la audiencia.
  • Articulación: no arrastrar palabras y cuidar la vocalización.
  • Energía e intensidad de la voz. Tener en cuenta el tiempo de duración de la presentación para evitar el desgaste al principio. El ritmo externo de la voz habla del ritmo externo:
    • Escasa energía sugiere apatía, indiferencia, cansancio.
    • Media: objetividad y serenidad
    • Mucha: pasión y convicción.
    • Excesiva: impulsividad

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