Cómo preparar presentaciones eficaces

por | Marzo 18, 2015

Para preparar presentaciones eficaces seguimos el mismos esquemas de una comunicación eficaz. A continuación vemos los pasos a seguir para hacer una presentación eficaz y cómo utilizar eficazmente herramientas como Power Point.

La estructura de la presentación.

Las presentaciones consisten en tres partes.

Introducción

Nudo

Desenlace o cierre

10 al 15 %
70 al 80%
10 al 15%
  • Presentación personal.
  • Título de la presentación.
  • Objetivo principal.
  • Aspectos generales.
  • Exposición ordenadas por conceptos.
  • Gráficos, esquemas, imágenes,…
  • Intervenciones del publico.
  • Resumen de las ideas principales.
  • Conclusiones.
  • Ruegos y preguntas.

La introducción y el desenlace serán las partes que finalmente recuerde el público, es por ello que hay que cuidar especialmente estas partes.

Intensidad y ritmo comunicativo:

Tender en cuenta las características personales del orador y el objetivo central del mensaje para adaptarlo al tipo de presentación que va a llevar a cabo. A partir de ahí, hay que atender a cómo reacciona el público, para si fuera necesario imprimir, en la medida de lo posible otro tono, ritmo y cadencia a la exposición, de manera que se mantenga la atención de la audiencia.

Desde el punto de vista del ritmo y la intensidad comunicativa, es recomendable empezar con una entrada impactante que capte la atención de público, para después desarrollar el mensaje con una intensidad media, imprimiendo mayor fuerza en los momentos clave en los que se presentan las ideas centrales, o se cuenta una anécdota para llamar la atención del público. Se trata de incluir algo que genere emociones en el público, volviendo enseguida a la intensidad media en la que se viene desarrollando el nudo central de la exposición. Por último, el cierre o desenlace de la presentación volvería a tener una elevada intensidad, para lo cual es necesario preparar bien el cierre, de modo que resulte impactante. En este otro artículo comparto unos consejos para preparar propuestas convincentes.

Este tipo de estructura favorece que se recuerde tanto el principio como el final del discurso. A continuación de detalla cada fase.

Preparar la apertura:

Los objetivos de la apertura son:

  • Captar la atención del público. Algunas fórmulas para conseguirlo son por ejemplo (dar alguna información, referirse a algún hecho reciente, hacer alguna pregunta curiosa, contar un anécdota, …)
  • Establecer el tono discursivo.
  • Crear un vínculo de buena voluntad.
  • Conducir al contenido.

El nudo o desarrollo.

La estrategia para el desarrollo puede seguir cualquiera de las siguientes posibilidades.

  • Tesis, antítesis, síntesis.
  • Comparar el pasado, presente y futuro.
  • Preparar varios escenarios, uno pesimista, otro optimista y finalmente otro realista.
  • Seguir un esquema de dónde, cómo, cuando y porqué.
  • Preparar un modelo de principal, adyacente, colateral.
  • Orientarlo par conveniente, necesario, urgente.
  • Enfocarlo desde el punto de vista técnico, económico y vital.

Preparar el cierre.

El cierre de la presentación será la parte que mejor recuerde el público, por lo que es muy importante preparlo tener claro cómo se finalizará y los objetivos que se desea resaltar. En función del impacto que se desee obtener, se puede utilizar distinto cierres:

  • Resumen de los puntos principales, haciendo hincapié en los puntos más importantes.
  • Contar una historia basada en un experiencia personal, narración o anécdota, para reforzar alguna idea de manera impactante.
  • El recurso de la acción (motivar al auditorio para actuar).
  • Buscar el Impacto emocional.

Evite decir frases que den a entender que la presentación se acaba si es que no es asi, ej “para terminar”, “como conclusión”, ya que crea una expectativa que puede resultar negativa.

Ruegos y preguntas.

Para pasar la fase de preguntas hay que escuchar atentamente, dejar terminar de hablar, no suponer lo que dice la otra persona y tratar entener muy bien lo que se pregunta. Repetir la pregunta de otra manera para asegurarse que se ha entendido, elogiar a la persona que hace la pregunta, responder y comprobar el impacto en el público y sobre todo sobre la persona que ha hecho la pregunta.

Elementos de soporte visual.

El espacio, los recursos,el mobiliario, número y ubicación de los asistentes, campo visual, iluminación, sonido, todo afecta y es necesario analizarlo antes de empezar, con el fin de diseñar la presentación en función de la disponibilidad de medios y características del entorno. A parte de esto es hay que presetar también atención a:

Herramientas visuales:

  • Tienen un gran impacto en el público.
  • Eficaces para captar y mantener la atención.
  • Facilitan el aprendizaje.
  • Son medios de soporte y apoyo, por lo que hay que evitar centrar toda la atención de la audiencia con su uso y “quitar” protagonismo al ponente.
  • Claves sobre su uso:
    • Adaptar los apoyos visuales a la duración total de la presentación.
    • No dar la espalda al público.
    • Evitar la distracción de la audiencia cuando se lleva otro tipo de objetos complementarios (no mostrarlos hasta que llegue momento).

Uso de Power Point.

Mayoritariamente se escoge el Power Point como herramienta de apoyo, porque resulta sencillo de utilizar siendo un recurso perfecto guiar y situar permanentemente a la audiencia a lo largo de un discurso. La presentación en Power Point debe diseñarse pensando que servirá para subrayar y reforzar las ideas, para ello:

  • Evitar párrafos largos.
  • Utilizar frases cortas. Los contenido se completan verbalmente.
  • Utilizar 7 palabras por línea y 7 líneas como máximo.
  • Espaciar suficientemente entre líneas (1,5 mínimo).
  • Utilizar el menor número de tipos de letra posible.
  • Utilizar de manera equilibrada mayúsculas y minúsculas
  • Evitar exceso de movimiento de elementos de la presentación.
  • El tamaño de la letra dependerá el tamaño de la sala.
  • Diapositivas sencillas evitan distracciones.
  • Vigilar los efectos oculares, como tramas de fondo, contraste de colores, etc….
  • Los colores utilizados deben tener suficiente contraste entre sí, y que además sean fotocopiables. Normalmente se distribuyen las presentaciones y habrá quien quiera imprimirlas y los colores no se representa igual en monitor, en cañón ni en papel. Por otra parte también hay diferencias entre monitores y entre cañones, echándose a perder las presentaciones por este motivo.
  • Utilizar gráficos para representar la lectura de estadísticas en contra de tablas. Es importante escoger bien los gráficos. Las preguntas que hay que hacerse para escoger los gráficos son similares a las que hay que hacerse para marcarse los objetivos de la presentación.
    • ¿Qué quiero mostrar?.
    • ¿Qué pretendo destacar de los resultados?.
    • ¿Cuáles son los resultados principales y más ilustrativos?.
    • Utilizar gráficos sencillos.

Una de las claves del éxito estará en exponer la información de la manera más sencilla y atractiva.

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