Cómo dirigir reuniones

por | marzo 21, 2015

Las reuniones eficaces y eficientes son aquellas en las que se consiguen los resultados buscados haciendo un uso adecuado de los recursos disponibles. Es necesario distinguir para ello los diferentes tipos de reuniones y sus fases.

Dirección de reuniones:

Las reuniones son parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser eficaces y para lograr los resultados deseados.

Para preparar un reunión eficaz es necesario tener siempre en cuenta:

  • Los objetivos de la reunión.
  • La motivación de las personas que dirigen la reunión y la de los participantes de la misma
  • La metodología empleada debe facilitar un clima favorecedor.
  • El tiempo necesario y ajustado para su desarrollo.

Tipos de reuniones:

Según el propósito de la reunión, se pueden preparar diferentes tipos.

  • Reunión para informar.
    • El responsable informa a los participantes y responde a sus preguntas. Se producen cuando se quiere que un grupo de personas esté al día de un asunto concreto.
  • Reunión para recoger información.
    • Los participantes informan y el responsable hace las preguntas.
  • Reunión de formación.
    • El responsable enseña habilidades y conocimientos a los participantes.
  • Reunión para lograr un acuerdo.
    • El responsable y los participantes tratan de conciliar posturas para llegar a un acuerdo.
  • Reunión de toma de decisiones.
    • El responsable y los participantes hacen propuestas, acciones y toman decisiones. Para llegar al acuerdo se formaliza un procedimiento, ¿las decisiones se toman por consenso, voto, o deciden algunas personas?

Fases de la reunión.

Es muy importante la preparación previa de la reunión tanto o más como la misma reunión. El responsable de que la reunión tenga éxito será siempre la persona que la convoca y es quién tiene que llevar las tareas bien aprendidas. Para ello hay que responder a varias preguntas:

  • ¿Porqué es necesaria la reunión para lo que quiero conseguir?. Hay que justificar la reunión a los participantes.
  • Para ayudar a responder, una reunión es recomendable cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:
    • Necesidad que todo el grupo o equipo comparta información o consejos.
    • Se quiere que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.
    • Se quiera compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o comunicar a todos algo sobre una situación en particular.
    • Se considere que se debe aclarar la responsabilidad sobre un problema o asunto.
    • Porque se detecte la necesidad de reunión del grupo por algún motivo concreto.
  • No se aconseja convocar una reunión, cuando:
    • Es un asunto que sería aconsejable tratar de forma individual, por ejemplo cuando el tema a tratar ya fue decidido anteriormente.
    • No hay suficiente tiempo para prepararse.
    • Se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo; memo, correo electrónico o llamada telefónica.
    • Cuando el tema no merece que se invierta el tiempo de todos.
    • El grupo está alterado y necesita un tiempo antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración.

Preparación de la reunión.

  • Fijar objetivos. Es preferible centrarse en los más importantes si son muchos, para quedarse con 2 ó 3 a lo sumo.
  • ¿Qué tipo de reunión será?.
  • Seleccionar participantes en función de los objetivos y tipo de reunión. En una reunión técnica normalmente no es necesaria la presencia de jefes, pero en una reunión de toma de decisiones pudiera ser necesaria la presencia de técnicos para ayudar a los jefes a tomar la decisión.
    • ¿Quién puede tomar decisiones?.
    • ¿Quién puede aportar opiniones?. Es importante convocar a todos los que pudieran verse afectados (a los representantes) ya que las conclusiones podrían desmoronarse posteriormente.
    • ¿Tiene está comprometido en el tema?.
    • ¿Quién necesita conocer la información que se va a facilitar?.
  • Acordar con los asistentes el día, hora, lugar y duración de la reunión.
    • Si los objetivos se tienen suficientemente claros se persuade mejor a cada asistente para participar en la reunión.
    • En caso de necesidad asignar roles y pedir a los asistentes que lleven material de su responsabilidad.
  • Preparar un orden del día, con los siguientes puntos
    • Propósito de la reunión.
    • Resultados deseados.
    • Fecha, hora y lugar de la reunión.
    • Quién convoca la reunión.
    • Nombres o referencias de los participantes.
    • Funciones de los participantes si fuese necesario..
    • Puntos del orden del día a tratar, persona responsable en cada apartado y tiempo asignado.
      • Evitar sobrecarga. Ser comedido a la hora de preparar el número de puntos a tratar.
      • Ordenar los puntos por importancia para aseguarse de cumplir los principales objetivos.
      • Si es posible comenzar con los temas más sencillos.
    • Duración de la reunión.
    • Solicitar material complementario o preparación.
  • Preparar los materiales propios (documentos, presentaciones, etc…)
  • Planificar el lugar de reunión:
    • Tamaño de la sala y disposición de los asientos (ver diapositivas, o fomentar la discusión exigen disposiciones diferentes de los asientos.
    • Confirmar la disponibilidad de la sala y equipos técnicos.
    • Equipos audiovisuales. Asegurarse del correcto funcionamientos y de conocer su uso.
    • Bloc de notas, bolígrafo, agua,…
    • Etc…

Inicio de la reunión.

Seguir ciertas pautas ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas y generan desmotivación y desidia en los participantes. Estas son:

  • Un signo de respeto es comenzar la reunión puntualmente.
  • Si los participantes no se conocen, concEdales unos minutos para que se presenten.
  • Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión.
  • Establecer o repasar la dinámica de la reunión para lograr una reunión constructiva, como por ejemplo si se puede interrumpir en cualquier momento o se prefiere finalizar la exposición para luego permitir preguntas.

Estas son algunas ideas sobre las reglas básicas que facilitan un buen desarrollo de una reunión:

  • Compromiso de comenzar y finalizar puntualmente.
  • El acuerdo sobre cómo tomar las decisiones.
  • Límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión.
  • Acodar con los participantes que se alarge el tiempo asignado a un tema en particular.
  • Las aclaraciones sobre las restricciones que existen en cada asunto, por ejemplo, decisiones del nivel gerencial superior o restricciones de presupuesto o políticas que pueden limitar las opciones del grupo.

Desarrollo de la reunión.

La responsabilidad de la reunión:

  • Ser consciente de que quién convoca lleva la responsabilidad de la reunión.
  • Ser el responsable de crear un ambiente adecuado.
  • Ser el responsable de posibilitar la participación de todos los asistentes.
  • Ser positivo y alentador sobre las cosas que dicen los asistentes.
  • Es responsable de resaltar los acuerdos.
  • Es responsable de anotar la información para confeccionar el acta de reunión.

El desarrollo de la reunión.

  • Seguir el orden del día.
  • Evitar desviarse hacia otros temas irrelevantes. Mantener el control de los problemas inesperados y del tiempo. Facilitar la aparición de soluciones actuando como oyente activo.

Escuchar es…

No es escuchar solamente…

  • Tener el propósito de escuchar.
  • Inhibir los juicios previos.
  • No precipitar las respuestas.
  • Preguntar para comprobar nivel de comprensión.
  • Ponerse en el lugar del cliente.
  • Interpretar el lenguaje corporal.
  • Esperar a que cliente termine de hablar.
  • Un proceso natural.
  • Cuestión de buena voluntad.
  • Atender o entender las palabras.
  • Observar y escuchar a todos los que quieran participar cuando se note interés general.
  • Mantener al grupo activo indicando cuándo se está llegando a un acuerdo.

Dificultades comunes en las reuniones.

  • Falta de puntualidad de los participantes.
    • Comentar y terminar con puntualidad.
    • Tratar de averiguar las causas de los retrasos, preguntando posteriormente a la reunión y en privado.
    • Preguntar a los asistentes al inicio de la reunión si la hora de finalización se ajusta y si no tratar de corregir los tiempos.
  • Falta de dominio en algunos asistentes de la discusión.
    • Animar la la participación de los menos activos.
    • Facilitar que los asistentes terminen sus exposiciones.
    • Evitar las interrupciones de algunos asistentes.
  • Estancamiento o confusión:
    • Preguntar que sucede para tratar de eliminar el obstáculo.
    • Preguntar si se está en condiciones de continuar o existe un problema no planteado.
    • Sugerir un descanso.
  • No hay participación.
    • Observar durante unos minutos.
    • Preguntar si hay que aclarar algo.
    • Esperar unos segundos a la respuesta de los participantes antes de continuar.
    • Dividir grupos si lo permite la reunión.
  • Falta de participación por temor.
    • Si se detecta este problema, preguntar durante cuanto tiempo a afectado.
    • Agradecer a la persona que presente un tema controvertido.
    • Comunicar a los asistentes la importancia de plantear todos los temas.
  • Conflictos.
    • Detener la reunión.
    • Solicitar opiniones respetuosas.
    • Concentrarse en los esencial y no en las formas.
    • Intentar que los asistentes no evalúen los temas de forma precipitada.
    • Como último recurso solicitar a los asistentes que no se retiren de la reunión.

Finalización de la reunión.

Un buen momento para finalizar la reunión es :

  • Cuando se hayan alcanzado los objetivos.
  • Cuando no se progrese en el logro de los objetivos.
  • Cuando se termine el tiempo programado y las decisiones se puedan posponer.

Acciones a seguir:

  • Exponer y anotar los próximos pasos.
  • Informar de los puntos clave y decisiones tomadas.
  • Resumir los logros alcanzados.
  • Reafirmar el compromiso de llevar a cabo el plan de acción.
  • Programar otra reunión en el caso de que sea necesaria.
  • Tareas a realizar y sus responsables. Es necesario que cada responsable reafirme su responsabilidad.
  • Agradecer a todos su participación.

Estas acciones refuerzan el recuerdo de la reunión y sirve para garantizar que todos los asistentes han recibido el mismo mensaje.

Seguimiento de la reunión.

Un buen momento para finalizar la reunión es :

  • Enviar el Acta lo antes posible para que los asistentes no olviden los acordado.
  • El Acta reúne todos los pasos a seguir.
  • Reunir a los asistentes que no fueson escuchados suficientemente o no quedaron satisfechos.
  • Proporcionar o facilitar los recursos prometidos para llevar las acciones.
  • Actuar lo más rápido posible en las acciones que afectan como responsable de la reunión, porque servirá como prueba de su interés y efectividad de su rol.

El Acta con el plan de acción servirá de guía a los asistentes para ejecutar las acciones acordadas.

Reuniones improductivas. Causas.

  • No especificar el objetivo de la reunión.
  • Incluir temas poco relevantes provoca aburrimiento y desfocalización del tema central.
  • Falta de preparación y organización.
  • Tratan muchos temas provoca sobrecarga e inefectividad.
  • Excesivo deseo de calidad en las decisiones (Percepción de no llegar nunca a una solución óptima).
  • Fenómenos de censura por retención intencionada de información, temores por parte de los participantes, etc…

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