Ver a través del cristal de la importancia y no de la urgencia.

La clave de la administración efectiva es algo intrínseco al paradigma del cuadrante II, que capacita para ver a través del cristal de la importancia y no de la urgencia para poder hacer lo que se dice.

El paradigma del cuadrante II

La clave de la administración efectiva de uno mismo o de otros a través de la delegación no es una técnica, una herramienta o un factor extrínseco. Es algo intrínseco al paradigma del cuadrante II (estar situado en lo no urgente), que capacita para ver a través del cristal de la importancia y no de la urgencia.

Cuando se trabaja en el desarrollo de un paradigma de cuadrante II, se acrecienta la capacidad para organizar y ejecutar todas las semanas de la vida en torno de las propias prioridades más profundas, para poder hacer lo que se dice. No se dependerá de ninguna otra cosa o persona para la administración efectiva de la propia vida.

Es interesante que los siete hábitos pertenezcan todos al cuadrante II. Todos abordan cosas de importancia fundamental que, si se emprenden de modo regular, determinan en nuestra vida una extraordinaria diferencia positiva.

Sugerencias prácticas

1. Identifique una actividad del cuadrante II que usted sabe que ha descuidado en su vida, una actividad que bien realizada tendrá un efecto significativo en su vida, personal o profesionalmente. Póngala por escrito y comprométase a realizarla.
2. Dibuje una matriz de administración del tiempo y trate de estimar qué porcentaje de su tiempo destina a cada cuadrante. Después registre su uso del tiempo durante tres días en intervalos de quince minutos. ¿Cuan precisa fue su estimación? ¿Está satisfecho con el modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué necesita para cambiar?
3. Haga una lista de las responsabilidades que podría delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas, o que podrían adiestrarse para asumirlas. Determine lo necesario para iniciar el proceso de delegación o adiestramiento.
4. Organice su próxima semana en una Hoja de Trabajo Semanal del Organizador de los Siete Hábitos. Empiece por fijar sus roles y metas para la semana, y después convierta esas metas en un plan de acción específico. Al final de la semana, evalúe hasta qué punto su plan ha traducido sus valores y propósitos profundos con respecto a la vida diaria, y el grado de integridad que ha podido mantener respecto de esos valores y propósitos.
5. Comprométase a iniciar la organización semanal y reserve tiempo para hacerlo regularmente.
6. Convierta su herramienta de planificación actual en una herramienta de cuarta generación, o consiga una de este último tipo.
7. Recorra los puntos de "Un día de cuadrante II en la oficina", para obtener una comprensión más profunda del efecto del paradigma del cuadrante II..

Un día de cuadrante II en la oficina

El ejercicio y el análisis siguientes están destinados le ayudará a que perciba el efecto de un paradigma de cuadrante II en un escenario empresarial y en un nivel muy práctico.

Supongamos que usted es director de marketing de una importante firma farmacéutica. Está a punto de iniciar un día normal en la oficina y, al respaldar los diversos asuntos que deberá atender, estima el tiempo que tendrá que dedicarle a cada uno.

La lista, sin prioridades, incluye los siguientes ítems:

1. Le gustaría almorzar con el gerente general (1 - 1,30 horas).
2. El día anterior se le indicó que preparara el presupuesto de medios para el año próximo (2 o 3 días).
3. La bandeja de «Entradas» está llena de asuntos pendientes (1,30 horas).
4. Tiene que hablar con el gerente de ventas sobre las ventas del mes pasado; su oficina está en el otro extremo del corredor (media hora).
5. Tiene que escribir varias cartas que su secretaria dice que son urgentes (1 hora).
6. Le gustaría ponerse al día con las publicaciones médicas apiladas en su escritorio (media hora).
7. Tiene que preparar lo que expondrá en la reunión de ventas programada para el próximo mes (2 horas).
8. Corre el rumor de que la última tanda del producto X no pasó el control de calidad.
9. Alguien de la FDA (Food and Drugs Administration) quiere que usted le devuelva una llamada telefónica sobre el producto X (media hora).
10. Hay una reunión de la junta ejecutiva a las 14, pero usted no sabe qué se tratará (1 hora).

Ahora tómese unos minutos y utilice todo lo que ha aprendido de los hábitos primero, segundo y tercero que pueda ayudarlo a programar su día con efectividad.