Cómo ser un buen administrador del tiempo.

Cuanto más completamente vinculemos las metas semanales a un marco de principios y metas generales, mayor será el aumento de efectividad. Convirtiéndose en un autoadministrador de cuadrante II. Afilar la Sierra.

Convirtiéndose en un autoadministrador de cuadrante II

Para comprender mejor los principios para lograr un mejor gestión del tiempo, se hace realmente importante tener la experiencia de organizar una semana centrada en principios del cuadrante II, cuadrante en el que debemos estar centrados para ser eficientes.

La organización del cuadrante II implica cuatro actividades clave:

• Identificación de roles. Primero poner por escrito los roles clave a corto plazo (semanal).
  • Hay un rol como individuo.
  • Rol familiar, como miembro de la familia, otro como miembro de la familia extensa de abuelos, tíos, tías y primos.
  • Roles laborales, áreas en las que desea invertir tiempo y energía de modo regular.
  • Roles religioso o comunitarios.
    
    Ejemplos del modo en que la gente puede verse en sus diversos roles.

• Selección de las metas.
  • Enumerar dos o tres objetivos o metas importantes para lograr en cada rol durante los siete días siguientes.
    
  • Por lo menos algunas de esas metas deben reflejar actividades del cuadrante II, es decir, Prevención, actividades de CP Construir relaciones, Reconocer nuevas oportunidades, Planificación, Recreación.
  • Idealmente, esas metas a corto plazo están relacionadas con las metas a largo plazo que usted ha identificado con su enunciado de la misión personal. Pero incluso aunque no haya escrito ese enunciado, es posible que tenga la sensación de lo que es importante al considerar cada uno de sus roles, y un par de metas por cada rol.
    
    
• Programación temporal.
  • Programar el tiempo para alcanzar las metas definidas anteriormete.
  • Si uno establece la meta de mejorar su estado físico mediante ejercicios, puede reservarles una hora, tres
    o cuatro días por semana, o todos los días de la semana.
  • Hay algunas metas que sólo se pueden alcanzar durante el horario de trabajo, y otras por las que hay que luchar el sábado o cuando los chicos están en casa.
  • ¿Empieza a advertir algunas de las ventajas de organizar la semana, en lugar del día?

Después de haber identificado los roles y establecido las metas, se puede trasladar cada meta a un día específico de la semana, sea como prioridad o, lo que es incluso mejor, con una asignación horaria concreta. También se puede consultar la agenda anual o mensual y ver las previsiones y citas anteriores, evaluando su importancia en el contexto de las metas; se transfiere entonces al programa semanal la que se decide mantener, y las otras se reprograman o cancelan.

Veamos un ejemplo de programación semanal según el rol a tener en cuenta:

Observa el modo en que han sido programadas las actividades en un plan de acción específico las diecinueve metas más importantes, que en general pertenecen al cuadrante II. Fíjate en que recuadro titulado «Afilar la sierra», que proporciona espacio para planificar actividades vitales renovadoras del cuadrante II en cada una de las cuatro dimensiones humanas que explicaremos al abordar el séptimo hábito.

La organización semanal del cuadrante II otorga libertad y flexibilidad para controlar acontecimientos imprevistos, cambiar la programación temporal si es necesario, gozar de relaciones e interacciones con otros, disfrutar profundamente de experiencias espontáneas, sabiendo que uno ha ordenado proactivamente la semana para alcanzar metas clave en todas las áreas de la
vida.

• Adaptación diaria. Con la organización semanal del cuadrante II, la planificación diaria se convierte en una función de adaptación diaria, de dar prioridad a actividades y de responder a acontecimientos, relaciones y experiencias imprevistos de un modo significativo. En el contexto de la organización semanal, el establecimiento de prioridades de tercera generación pone orden en los objetos cotidianos.

Pero tratar de dar prioridad a las actividades antes de saber cómo se relacionan con nuestra idea de la misión personal y cómo se adecúa al equilibrio de la vida, no es efectivo. Tal vez se están estableciendo prioridades y realizando cosas que uno no quiere o no necesita hacer en absoluto. Cuanto más completamente vinculemos las metas semanales a un marco de principios correctos y a un enunciado de la misión personal, mayor será el aumento de efectividad.